Управлінський (фінансовий) облік – це консультант для бізнесу. Слідкуючи за важливими економічними та маркетинговими показниками, ви можете планувати. Подивіться на дашборд BI або звіт системи аналітики, і відразу буде зрозуміло, чи може компанія дозволити собі ще одного співробітника, чи не буде касового розриву через півроку, чи вигідно брати кредит, або в поточній ситуації він просто розорить бізнес.
Ми зібрали кілька показників, які є основними для фінансового обліку. Без них рішення доведеться приймати навмання. На прикладах показуємо, що буде, якщо їх не відстежувати.
- Виторг
- Операційні витрати
- EBITDA
- Інші витрати
- Чистий прибуток
- Рентабельність
- Грошовий потік
- Кількість дебіторської заборгованості
- Точка беззбитковості
- Середній чек
Виторг
Цей показник ще називають прибутком, і він здається найпростішим — адже це гроші, які прийшли до компанії. Але є нюанс — на допомогу не можна записувати гроші, які вже є на рахунках, але роботи за них ще не виконані.
Наприклад, ви продаєте торти на замовлення. Покупець відправив передоплату, кілька десятків сотень гривень. Буде помилкою записати цю суму на виручку, поки торти не доставлені покупцю. Кур’єр може втратити товар, покупець під час доставки відмовиться від покупки і вимагатиме грошей назад, станеться ще щось.
Тому фінансисти зазвичай вважають виручку за фактом виконання зобов’язань або, якщо йдеться про B2B, за підписаним актом.
Виторг – це гроші, які отримала компанія за виконані зобов’язання.
Якщо не брати до уваги виторг, у бізнесмена може виникнути ілюзія успішності. Наприклад, у вас фото-студія, ви набрали замовлень на тисячі гривень, отримали половину грошей як передоплату. А потім із колективу з якоїсь причини вибули кілька ключових співробітників. Команда, що залишилася, пропустила терміни здачі проєкту, передоплату довелося повертати і ще платити штраф.
Важливо чітко розуміти, яка у вас реальна виручка, які засоби ви маєте.
Операційні витрати
Це гроші, які компанія витрачає на свою діяльність. Зазвичай в операційні витрати фінансисти закладають взагалі всі витрати компанії, крім прибутку та зворотних вкладень у розвиток. Тобто закупівля товару, зарплата, податки, оренда та інше — це операційні витрати. Цей показник умовно поділяють на дві категорії.
Змінні витрати
Це витрати, які змінюються разом із виручкою. Наприклад, якщо ваша компанія продасть 100 кг вареників, вона витратить 200 гривень на борошно. Якщо продажу становитимуть 500 кг, то витрати на борошно збільшаться до 1000 гривень. Так працюють перемінні витрати.
Постійні витрати
Це витрати компанії, які залежать від виручки. Найчастіше це зарплати співробітників, оренда приміщення, оплата інтернету та офісного приладдя.
Не плутайте постійні та змінні витрати. Постійною витрата називається не від того, що ця сума однакова з місяця на місяць, а тому, що не залежить від виручки. Ті ж канцтовари в офіс не залежать від виручки, тож це постійні витрати. Хоча в різні місяці ми можемо витрачати різні суми.
Зверніть увагу: фінансисти не записують до операційних витрат дивіденди, але враховують зарплати. Якщо ви відкрили ТОВ і стали гендиректором, то прибуток ви можете не розподіляти та вкладати його у розвиток компанії — відповідно, тоді це не буде витратою. Але зарплату вам потрібно записати в постійні витрати.
В обліку зарплат є два важливі нюанси. Наприклад, у вас є менеджер з продажу, який отримує оклад 10 000 гривень за місяць. Решта його доходу — відсоток із угод, премія. Вважайте оклад у постійних витратах, а премію – у змінних, бо вона залежить від виручки.
EBITDA
В оригіналі звучить як Earning Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization, тобто показник прибутку без урахування податків, кредитів та амортизації. Рахувати просто — потрібно з виручки відібрати операційні витрати.
Ось навіщо потрібний EBITDA:
Ви розумієте, чи є у бізнесі заробіток. Якщо показник негативний чи нульовий, з компанією щось негаразд на рівні операційної діяльності, висока ймовірність відходу в борги.
Ви можете порівняти вашу компанію з іншими. Операційні витрати зазвичай у всіх більш менш однакові, а ось структура капіталу, тобто наявність кредитів, зазвичай різна.
Показник зазвичай використовують інвестори, коли рахують індикатор повернення своїх коштів.
EBITDA є основою інших фінансових показників.
Інші витрати
В операційні витрати не записуються податки компанії, кредити та амортизація — ці показники у фінансових звітах зазвичай йдуть окремими рядками. Но відслідковувати їх не менш важливо.
Кредити
У витрати йде не весь щомісячний платіж, а лише відсоток за позикою, адже основне тіло кредиту ви саме повертаєте, а не витрачаєте.
Податки
Фіксуються податки саме компанії. Податки, які ви сплачуєте за співробітників, записуються в змінні витрати, категорії операційних витрат.
Амортизація
За допомогою цього показника у фінансовому плануванні враховують витрати на дороге обладнання та інші матеріальні вкладення у бізнес. Наприклад, коли ви купили нову тістомішалку, то її некоректно записувати у витрату конкретного місяця. Якщо так зробити, компанія матиме величезний мінус у прибутку. Тому суму поступово розподіляють за місяцями термін служби купленого предмета.
Наприклад, техніку купили за 50 000 гривень, А термін служби її – 2 роки, тобто 24 місяці. Ділимо гроші на термін служби та отримуємо 2083 гривень в місяць. Саме цю суму потрібно записати до рядка «Амортизація» у розділі інших витрат.
Амортизацію корисно відстежувати для планування. Наприклад, ви розумієте, що через 3 роки тістомішалку потрібно поміняти, і відкладаєте на окремий рахунок суму, яка занесена у витрату.
Чистий прибуток
Це ваші гроші, які залишилися після вирахування всіх витрат, включаючи податки, кредити та амортизацію. В ідеальному світі власник компанії, навіть малого бізнесу, витягує для особистих потреб гроші саме з чистого прибутку.
Чистий прибуток слід відстежувати, щоб зберегти ефективність всього підприємства під контролем. І уникнути ситуації, коли на рахунках бізнесу грошей багато, а за півроку з’ясовується, що компанія зазнає великих збитків.
Рентабельність
Рентабельність – це економічний показник, який показує в динаміці ефективність використання будь-яких ресурсів. Рентабельність буває різних видів. Наприклад, ви можете вважати ефективність використання всієї компанії в цілому або обчислити рентабельність конкретного активу бізнесу.
Вираховується рентабельність у вигляді числа чи відсотка – цей показник є коефіцієнтом. Якщо число, що вийшло менше 0 – погано, якщо більше, значить краще.
Грошовий потік
Ще цей показник називають «Cashflow» чи рухом грошових коштів (РГК). Суть у тому, що показники виторгу та рентабельності відображають стан компанії у конкретний момент. А РГК демонструє фінансовий стан компанії у динаміці. Грубо кажучи, ви завжди розумієте, скільки грошей у вас зараз і скільки буде через 1-3-6 або більше місяців. Причому дивитися корисно як на загальний показник «Разом» у РГК, тобто скільки грошей має компанія зараз, так і на складові РГК.
Щоб скласти РГК, структуруйте всі ваші витрати та доходи в одній табличці. Фіксуйте кожну операцію, коли у компанії стало більше чи менше грошей.
Ще зручно інтегрувати в РГК платіжний календар — записуйте не лише витрати та доходи за фактом їхньої появи, а й майбутні. Наприклад, у вашій таблиці можуть бути витрати на оренду, які з’являються щомісяця, і обіцяні доходи – ті, які ви очікуєте на рахунок через деякий час.
Якщо ви ПП, поділяйте особисті та робочі витрати, тоді не буде плутанини. Наприклад, призначте собі умовну зарплату, а решту чистого прибутку понад неї вкладайте у розвиток бізнесу.
Якщо не відстежувати РГК, легко потрапити до ситуації, коли грошей не вистачає. Кілька разів не записали витрати, не врахували кілька особистих витрат — і ось наприкінці місяця компанія вже не може виплатити зарплату працівникові.
Кількість дебіторської заборгованості
Дебіторська заборгованість – це зобов’язання перед вами. Наприклад веб-студія зробила комусь сайт, а грошей ще не перевели. Або служба катерінга привезла їжі на корпоратив, а оплата буде наприкінці місяця на рахунок.
Велика дебіторка це і добре, і погано одночасно.
Добре, якщо вам повинні більше, ніж ви — це показник стійкості та затребуваності компанії.
Погано, якщо вам винні багато — може статися касовий розрив. Наприклад, з паперів у компанії гроші начебто є, акти підписані, але кошти ще не надійшли на рахунок. А зарплату платити треба просто зараз.
Якщо не стежити за дебіторською заборгованістю, можна згаяти момент, коли компанія не може існувати на наявні кошти. Плюс велика дебіторка може обернутися безнадійними боргами. Наприклад, якщо ваші контрагенти розоряться та не зможуть виконати зобов’язання перед вами.
Точка беззбитковості
Цей показник особливо важливий невеликому або бізнес-початківцю. Ще його називають точкою рентабельності чи «нульовою точкою». Простіше кажучи, це ситуація, коли бізнес працює в нуль — не дає збитків, але й не генерує чистий прибуток. Обслуговує себе.
Точку беззбитковості рахують у двох видах:
- у грошах – з’ясовують, скільки всього виручки потрібно для нульової роботи;
- в одиницях продукту – скільки потрібно продати товарів та послуг, щоб не генерувати збитки.
Ось як порахувати ТБЗ:
Спочатку з’ясувати маржинальність = (Виручка − Змінні витрати) / Виторг × 100 %
Потім порахувати у грошах. ТБЗ в грошах = Постійні витрати / Маржинальність × 100 %
І порахувати ТБЗ в одиницях = ТБЗ у грошах / Вартість продукту
Середній чек
Середній чек, або середня вартість замовлення – показник ефективності продажу. Порахувати можна так:
Середній чек = виручка / загальна кількість покупок
Показник буде у нагоді не всім підприємцям. Якщо веб-студія робить і невеликі проекти за 10 000 гривень і укладає річні контракти на кілька мільйонів, то середній чек тільки плутатиме. Але та сама коиейня цим показником зможе відстежувати лояльність покупців чи ефективність маркетингових акцій.
Середній чек – це індикатор ситуації із продажами. Пам’ятайте, що цей показник залежить від двох складових: від виручки та кількості покупців. Якщо показник змінився, навіть у велику сторону, слід з’ясовувати причини. Не завжди зростання чека означає, що все гаразд.
Середній чек зменшився — ситуація однозначно негативна, скоротилася кількість виручки.
Середній чек збільшився – можливо, у вас стали більше купувати, і це добре. Але уявіть, що ви підняли ціни. Частина покупців відмовляється і йде до конкурентів, а ті, що залишилися, генерують більше виручки. У такому разі середній чек може й зрости, але ситуація не дуже — у вас поменшало покупців.
Відстежуючи зміни середнього чека та кількості покупців в залежності від цін, можна планувати асортиментний ряд та стратегію розвитку. Наприклад, поступово поміняти всі товари на дорогі, щоби далі залучати лише багатих покупців. Або сформувати асортимент економ-класу. Середній чек зменшиться, але загальна прибуток може зрости рахунок збільшення кількості покупців.
Управлінський (фінансовий) облік необхідний контролю та планування. Відстежувати корисно як доходи-витрати, а й різні економічні показники. Вони працюють як індикатори, попереджають про потенційні проблеми та підказують, які рішення можна ухвалити для виправлення ситуації.
Звертайтеся до Sponuka задля побудови управлінського обліку та створення дашбордів з Power BI.
